Ostatnia aktualizacja: 30 października 2026 r. Niniejszy dokument wyjaśnia zasady przetwarzania danych osobowych podczas korzystania ze strony fazamd.pl, kontaktu z serwisem oraz zgłaszania i obsługi napraw.
1. Administrator i kontakt
Administratorem danych osobowych jest Firma Usługowo Produkcyjna „FazaMD” Maciej Dziwiszewski, ul. Wyzwolenia 12, 32-800 Brzesko, NIP: 869-166-58-63.
W sprawach ochrony danych można napisać na serwis@fazamd.pl albo skontaktować się listownie na adres firmy.
2. Jakie dane przetwarzamy
Zakres danych zależy od tego, w jaki sposób korzystasz z naszych usług. Podczas kontaktu oraz obsługi serwisowej mogą to być:
- imię i nazwisko, nazwa firmy, NIP (jeżeli dotyczy), numer telefonu, adres e-mail i adres korespondencyjny lub wysyłkowy;
- dane dotyczące urządzenia: rodzaj, marka, model, numer seryjny, opis usterki, stan urządzenia, wyposażenie i akcesoria;
- numer zgłoszenia RMA i zlecenia, historia kontaktu, diagnostyki, napraw, uzgodnień, płatności i transportu;
- dane techniczne związane z korzystaniem z witryny, takie jak adres IP, dane przeglądarki, zdarzenia bezpieczeństwa i pliki cookies.
W urządzeniach dostarczonych do naprawy mogą znajdować się również dane zapisane przez ich użytkowników. Zakres ewentualnego dostępu do takich danych ograniczamy do czynności potrzebnych do realizacji uzgodnionej usługi.
3. Cele i podstawy prawne
- Zapytania, zgłoszenia RMA, diagnostyka, naprawa oraz kontakt w sprawie zlecenia: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania przed zawarciem umowy i wykonanie umowy z klientem.
- Dokumentacja rachunkowa, podatkowa i realizacja obowiązków ustawowych: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
- Bezpieczeństwo strony i systemów, przeciwdziałanie nadużyciom oraz dochodzenie lub obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora.
- Kontakt z osobami reprezentującymi klientów firmowych: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – utrzymywanie kontaktu i realizacja współpracy.
- Opcjonalne technologie wymagające zgody: art. 6 ust. 1 lit. a RODO i właściwe przepisy dotyczące cookies, o ile takie technologie zostaną uruchomione.
Nie wymagamy odrębnej zgody na przetwarzanie danych, które są niezbędne do przyjęcia zgłoszenia lub wykonania zamówionej usługi. W przypadkach, w których podstawą przetwarzania jest zgoda, można ją wycofać w dowolnej chwili.
4. Formularz RMA i system serwisowy
Formularz zgłoszenia RMA zbiera informacje potrzebne do identyfikacji klienta, urządzenia i problemu oraz do organizacji dostawy. Zgłoszenie może być zapisane w bazie WordPress i przesłane pocztą elektroniczną. Po faktycznym przyjęciu sprzętu dane mogą być wykorzystane w systemie FazaMD Serwis do prowadzenia dokumentacji naprawy i kontaktu z klientem.
Nadanie numeru RMA nie oznacza jeszcze fizycznego przyjęcia urządzenia przez serwis. W trakcie obsługi możemy informować o statusie zlecenia telefonicznie, e-mailem lub wiadomością SMS. Jeżeli klient korzysta z portalu statusu naprawy, informacje o zleceniu udostępniane są poprzez właściwy odnośnik do tego portalu.
Dane oznaczone w formularzu jako obowiązkowe są potrzebne do obsługi zgłoszenia; przekazanie pozostałych danych jest dobrowolne. Brak niezbędnych informacji może uniemożliwić przyjęcie zgłoszenia lub wykonanie usługi.
5. Dane zapisane na urządzeniach
Przed oddaniem sprzętu do naprawy zalecamy wykonanie kopii zapasowej, jeśli stan urządzenia na to pozwala. Prosimy nie podawać haseł ani innych poufnych informacji, jeśli nie są niezbędne do uzgodnionych czynności. Dostęp do plików użytkownika może być konieczny np. przy weryfikowaniu konkretnej usterki, lecz nie jest celem samym w sobie.
6. Kto może otrzymać dane
W zakresie potrzebnym do realizacji określonych zadań dane mogą być przetwarzane przez podmioty świadczące usługi hostingu w Polsce, obsługi poczty i systemów informatycznych, wsparcia technicznego i księgowości.
Jeżeli klient wybiera wysyłkę urządzenia, dane niezbędne do zorganizowania transportu (np. imię i nazwisko, adres, numer telefonu i informacje o przesyłce) mogą zostać przekazane wybranemu przewoźnikowi lub pośrednikowi wysyłkowemu, w tym obsługującemu nadanie za pośrednictwem Furgonetki. Dane mogą być również udostępniane właściwym organom, jeżeli wymagają tego przepisy.
Nie sprzedajemy danych klientów przewoźnikom ani nie udostępniamy im historii napraw w celach marketingowych.
7. Usługi techniczne i przekazywanie danych poza EOG
Hosting strony internetowej znajduje się w Polsce. Nie zlecamy przewoźnikom przekazywania całej bazy zgłoszeń serwisowych.
Na dzień aktualizacji strona korzysta również z połączenia Jetpack (Automattic / WordPress.com). Zgodnie z informacjami jego dostawcy usługa synchronizuje określone dane techniczne, treści witryny i informacje o kontach oraz aktywności administratorów i użytkowników. W związku z jej działaniem część danych osobowych może być przekazywana poza Europejski Obszar Gospodarczy, z zastosowaniem przewidzianych prawem mechanizmów ochrony, w tym standardowych klauzul umownych. Nie oznacza to automatycznie przekazywania całej bazy zleceń serwisowych.
Informacje dostawcy: jakie dane synchronizuje Jetpack oraz Jetpack a RODO. Po zmianie sposobu działania połączenia odpowiednio zaktualizujemy tę informację.
8. Okresy przechowywania danych
Dane nie są przechowywane przez jeden wspólny okres. O czasie ich przechowywania decydują rodzaj sprawy, obowiązki prawne oraz możliwość zgłoszenia roszczeń:
- Korespondencja i zgłoszenia: przez czas obsługi sprawy, a następnie przez właściwy okres niezbędny do rozpatrywania reklamacji, ustalenia przebiegu usługi lub dochodzenia i obrony roszczeń.
- Dane rozliczeniowe i księgowe: przez okres wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych, w tym z uwzględnieniem ewentualnego zawieszenia lub przerwania biegu terminów.
- Dane techniczne i zdarzenia bezpieczeństwa: przez okres wynikający z potrzeb ochrony usług oraz zasad działania właściwego systemu lub dostawcy.
- Historia napraw i urządzeń: pozostaje w bazie serwisowej również po zakończeniu zleceń. Obecnie system nie usuwa tych danych automatycznie po upływie określonej liczby lat.
Przechowywanie danych osobowych w historii serwisowej podlega ocenie pod kątem dalszej potrzeby ich identyfikacji, upływu właściwych okresów gwarancji, reklamacji, rozliczeń i roszczeń. Jeżeli dalsze przechowywanie określonych danych osobowych nie ma podstawy prawnej, powinny one zostać usunięte lub skutecznie zanonimizowane. Wniosek dotyczący konkretnego zgłoszenia można skierować na adres podany w sekcji 1.
Nie deklarujemy automatycznego usuwania danych, ponieważ taki mechanizm nie jest obecnie uruchomiony w systemie serwisowym.
9. Twoje prawa
Na zasadach określonych w RODO przysługuje Ci prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz – gdy podstawą jest prawnie uzasadniony interes – wniesienia sprzeciwu. Jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, możesz ją wycofać bez wpływu na legalność wcześniejszego przetwarzania.
Żądania możesz składać na serwis@fazamd.pl. Masz także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Prawo do usunięcia danych podlega ustawowym wyjątkom, np. gdy dane są niezbędne do realizacji obowiązku prawnego lub obrony roszczeń.
10. Pliki cookies i ustawienia prywatności
Witryna wykorzystuje pliki cookies i inne techniczne mechanizmy przechowywania informacji służące jej działaniu, bezpieczeństwu oraz – w przypadku uprawnionych użytkowników – obsłudze logowania. Własny moduł „FazaMD Prywatność i Cookies” umożliwia dostęp do informacji o kategoriach tych technologii i zmianę ustawień, gdy opcjonalne kategorie zostaną włączone.
W aktualnych ustawieniach modułu FazaMD opcjonalna analityka i marketing nie są włączone. Jeżeli w przyszłości uruchomimy technologie wymagające zgody, udostępnimy wybór przed ich użyciem. Własna wtyczka prywatności nie kontroluje automatycznie wszystkich skryptów innych wtyczek – ich rzeczywiste działanie podlega osobnej weryfikacji.
Do informacji o prywatności można wrócić przez link „Prywatność i cookies” w stopce witryny. Ustawienia cookies można także ograniczyć w przeglądarce, choć może to wpłynąć na działanie niektórych funkcji.
11. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy rozwiązania organizacyjne i techniczne służące ochronie informacji, w tym kontrolę dostępu do systemów oraz mechanizmy zabezpieczające stronę i obsługę zgłoszeń. Przetwarzanie danych ograniczamy do zakresu związanego z realizacją usługi i obowiązkami prawnymi.
12. Zmiany dokumentu
Niniejsza polityka może być aktualizowana w związku ze zmianą przepisów, usług, dostawców lub sposobów przetwarzania danych. Aktualna wersja jest dostępna pod adresem https://fazamd.pl/index.php/privacy-policy/.